英文メール

【シンプルに伝える】英文メールの書き方のポイント

こいわ
こんにちは。こいわです。
某自動車関連企業で働きながら、副業としてブログやツイッターをやっています。
仕事で英語を使うので、日々英語の勉強中です。

 

Twitterでも英語に関するつぶやきを行なっていて、フォロワー数が1900人まで育ってきています。

 

では、今回のお悩みです・・・

困った人
仕事で英語のメールを書くことが増えてきたんだけど、正しい書き方がいまいちわからない。。。

 

英語のメールは形さえ覚えてしまえば後は日本語と一緒です!
こいわ

 

※ただし、そもそも日本語でも正しくメールが書けない場合はそこから練習しましょう。(笑)

 

ビジネスで使えるツールとして、チャット機能や音声通話、ビデオ通話機能のついたアプリケーションがだんだんと浸透してきているので、昔ほどメールの重要性は無くなってきているかもしれません。

 

ただし、記録として残るメールはこの後もビジネスで使われていくのは間違い無いでしょう。

 

ですので、英文メールの書き方は簡単にポイントを押さえておき、いざ書かなければいけなくなったときに困らないようにしておきましょう。

 

それでは早速英文メールの書き方を見ていきましょう!

 

英文メールの書き方

英文メールの書き方としては、以下の部分を押さえておくと、
シンプルでわかりやすいメールが出来上がります。

  1. 相手の名前
  2. 挨拶
  3. 詳細
  4. 依頼事項
  5. 末尾の一言
  6. 締めの言葉
  7. 自分の名前

 

以下に一例を載せます。

Hello Nick,

 

I hope you are doing well.

 

Regarding the last week meeting, have you made a meeting minutes and sent us already?

If not, could you please send us by the end of this week?

 

Thank you very much in advance.

Best regards,
Koiwa

 

この例文をポイントと合わせてみてみると以下のようになります。

メールの初めに挨拶を書き、最後に末尾の言葉を添えるなど、基本的な書き方は日本語のメールと同じです。

 

困った人
まだ難しいように思いますが・・・。

 

では、もう少し細かく噛み砕いてみてみましょう。

 

各ポイントについて、いくつかの書き方を覚えれば大丈夫ですよ!

 

メールのポイント

① 相手の名前

ビジネスでも通常のメールでも、大体 Dear 〇〇で始まることが多いです。

(1)男性へ送る時
Dear Mr. David,

(2)女性へ送る時
Dear Ms. Jenny

 

知っている間柄であれば、Dear の代わりにHelloやHiで始めたりもします。

(3)知っている人に送る時
Hello Tom,
Hi Ken,

 

ちなみに、うちの会社では日本人が入るような場合、Suzuki san, Sato san,のようにsan(さん)をつけることがよくあります。

② 挨拶

メールの書き出しのところなのでシンプルにしたいところ。

いきなりたくさんの言葉を浴びせても重たいので、簡単に進めましょう。

 

(1)初めての相手に書く挨拶文
(〇〇会社のこいわです)
This is Koiwa from 〇〇 company.

(2)メールの返信で使う冒頭の挨拶文
(メールありがとうございます)
Thank you for your e-mail.

(3)会議に参加してもらった後に送る挨拶文
(会議に参加いただきありがとうございます)
Thank you for joining the meeting.

 

③ 詳細

詳細のところはメールの本文となりますので、ここについては辞書や翻訳サイトを駆使しながら書きましょう。

ポイントとしては、文章をつらつらとそのまま書くのではなく、箇条書きで簡潔にまとめられると良いです。

 

また、初心者であれば(中上級者であっても)、メールの送付前に、英文チェックをするのがおすすめです。

 

以下のサイトであれば、無料で簡単に英語のチェックすることができます。

 

④ 依頼事項

依頼事項のところはなるべくはっきりとわかりやすく書くべきです。

この依頼事項が分かりにくいと相手を混乱させるだけではなく、期待通りの回答が期日までにもらえないことになります。

依頼事項では、依頼内容や期日を明確にシンプルに伝える。

 

いかにいくつか例文を示します。

初対面や社外の人であればPleaseやCould youなどを使って依頼を書くのがよいでしょう。

(1)理由を知りたい時
(理由を教えてもらえますか?)
Can you tell me the reason why?

(2)お願い事をしたい時1
(今日中にあのファイルを送って下さい)
Please send me the file you showed by end of today.

(3)お願い事をしたい時2
(今週中に私のメールに回答してもらえますか?)
Could you please reply my email by end of this week.

 

⑤ 末尾の一言

ここはお願い事をしているメールや、アポイントのメールでは、少しだけ言い回しが違いますが、以下の様な言葉を入れます。

(1)お願い事をしている際に書く言葉
(お返事をお待ちしています)
I look forward to hearing from you.

(ご協力ありがとうございます)
Thank you for your cooperation.

(2)会う約束を取り付けているメール
(お会いするのを楽しみにしています)
I look forward to meeting you.

 

⑥ 締めの言葉

締めのところでは、Best regards,だけを覚えておけば間違い無いと思います。

(1)社外の相手に対してのよろしくお願いいたします。
Best regards,

(2)社内の同僚などに送るよろしくお願いします。
Thank you. / Regards, / BR,

 

⑦ 自分の名前

名前についてはシンプルに自分の名前を書けばいいですね。

 

まとめ

今回は英文メールの書き方を簡単に紹介しました。

 

いくつかのパターンを覚えることによって、簡単に書くことができるようになりますので、
ぜひ今回書いたポイントを押さえて書いてみてください。

 

名前や挨拶のようなところについては、あまり時間をかけずに選ぶだけのようにできれば、

一番時間をかけるべき詳細や依頼のところに時間をかけられるようになると思います。

ここをしっかり書き込むことによってメールの初心者を脱出しましょう。

 

では今日はこれぐらいにしたいと思います。

また次回お会いしましょう。

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